Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

PIVA – Privates Institut für Vorsorge- und Anlagekonzepte GmbH Rheinstr. 38a 68647 Biblis E-Mail: datenschutz@piva.de

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung erläutert umfassend, welche Daten wir verarbeiten, warum wir dies tun, welche Rechte Sie haben und welche technischen sowie organisatorischen Maßnahmen wir ergreifen, um Ihre Daten zu schützen. Sie dient der Transparenz und der umfassenden Information gemäß Art. 13 und 14 DSGVO.

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben der DSGVO, des BDSG sowie weiterer einschlägiger Rechtsnormen. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere:

• zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• zur Erfüllung vertraglicher Pflichten
• zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten
• zur Wahrung berechtigter Interessen
• auf Grundlage Ihrer Einwilligung, sofern diese erforderlich ist

Wir verarbeiten Daten nur zweckgebunden. Eine Weitergabe oder Nutzung zu anderen Zwecken erfolgt nicht.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten insbesondere folgende Datenkategorien:

• Stammdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten
• Vertragsdaten: Versicherungs-, Finanzierungs-, Immobilien- und bAV‑Daten
• Finanzdaten: Einkommensdaten, Finanzstatus, steuerrelevante Angaben
• Gesundheitsdaten: sofern für Versicherungsprodukte erforderlich
• Kommunikationsdaten: E-Mail, Telefon, Telefax, Video-Konferenz
• Technische Daten: IP-Adresse, Browserdaten, Server-Logfiles
• Beratungsdaten: Gesprächsinhalte, Wünsche, Entscheidungsgrundlagen
• Dokumentationsdaten: Beratungsprotokolle, Gesprächsnotizen, Transkripte

4. Herkunft der Daten

Wir erhalten Daten:

• direkt von Ihnen
• von Versicherern, Banken, Bauträgern, Finanzierungsvermittlern
• von Maklerpools und technischen Dienstleistern
• aus Beratungsprozessen (online und offline)
• aus gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationen
• aus internen Analysen und Auswertungen

5. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten insbesondere:

• zur Vermittlung und Verwaltung Ihrer Verträge
• zur Erstellung von Angeboten, Vergleichen und Analysen
• zur Kommunikation mit Ihnen
• zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten
• zur Durchführung von Beratungen (Versicherung, Finanzierung, Immobilien, bAV)
• zur Qualitätssicherung unserer Beratungsprozesse
• zur internen Organisation und Archivierung
• zur Optimierung unserer internen Abläufe und Systeme

6. Weitergabe von Daten

Wir übermitteln Daten ausschließlich, wenn dies zur Erfüllung des Vertragszwecks oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist. Empfänger können sein:

• Versicherer, Banken, Bauträger, Finanzierungsvermittler
• Maklerpools und technische Dienstleister
• Kooperationspartner gemäß Anlage 1 der Einwilligungserklärung Datenschutz, welche sämtliche aktuell eingebundenen Gesellschaften, Plattformen und technischen Dienstleister aufführt (auf Anfrage erhältlich)
• Berufsgeheimnisträger (z. B. Anwälte, Steuerberater)
• Auftragsverarbeiter (z. B. CRM‑Systeme, Cloud‑Dienste, Transkriptionssoftware)

Alle Empfänger sind vertraglich oder gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

6.1 Weitergabe an Vertriebspartner und verbundene Gesellschaften

Im Rahmen unserer Tätigkeit kann es erforderlich sein, dass personenbezogene Daten in dem jeweils notwendigen Umfang an Vertriebspartner, Untervermittler, projektbezogene Maklerkollegen, Bauträgergesellschaften, Finanzierungsplattformen oder sonstige Kooperationspartner weitergegeben werden. Dies erfolgt ausschließlich zur ordnungsgemäßen Durchführung der von Ihnen beauftragten Leistungen, zur Optimierung von Konditionen, zur technischen Abwicklung oder zur Betreuung bestehender Verträge.

Die Weitergabe umfasst insbesondere:

• Stammdaten und Kontaktdaten zur Identifikation und Kommunikation
• Vertrags‑ und Angebotsdaten zur Prüfung und Durchführung des jeweiligen Geschäfts
• Finanz‑ und Gesundheitsdaten, soweit für die jeweilige Produktkategorie erforderlich
• technische Daten, soweit sie für die elektronische Verarbeitung notwendig sind

Alle beteiligten Partner sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der DSGVO und des BDSG einzuhalten und die Daten ausschließlich im Rahmen des vereinbarten Zwecks zu verwenden. Eine darüber hinausgehende Nutzung oder Weitergabe erfolgt nicht.

7. KI‑gestützte Verarbeitung und KI‑Systeme

Wir setzen in verschiedenen Bereichen moderne Systeme mit Künstlicher Intelligenz (KI) ein. Dies dient der Sicherung der Beratungsqualität, der Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten sowie der effizienten Gestaltung unserer Betriebsabläufe.

7.1 KI‑gestützte Protokollierung von Online-Gesprächen

Bei Online-Beratungen können KI-Systeme zur Protokollierung und Erstellung automatisierter Zusammenfassungen eingesetzt werden. Dies betrifft:

• Audio- und Videodaten
• Texttranskripte
• Beratungsinhalte
• steuerrelevante Daten
• Gesundheitsdaten (bei Versicherungsberatung)

Die Aufzeichnung erfolgt ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen mündlichen Einwilligung zu Beginn des Gesprächs.

7.2 KI‑gestützte Analyse und Verarbeitung von Daten

Wir nutzen darüber hinaus KI‑Systeme zur:

• Erstellung von Marktanalysen
• Auswertung von Vertragsdaten
• Erstellung von Exposés und Finanzierungsübersichten
• Optimierung von Dokumentationsvorlagen
• Unterstützung bei der Korrespondenz und Textverarbeitung
• internen Prozessoptimierung

Dabei achten wir strikt auf das Anonymisierungsprinzip. Es werden standardmäßig keine Klardaten (z. B. Name, Geburtsdatum, Steuernummer) in externe KI‑Systeme eingegeben, sofern kein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.

7.3 Umgang mit unbeabsichtigter Datenübermittlung

Sollten trotz unserer Prozesse personenbezogene Daten unbeabsichtigt in KI‑Systeme gelangen, werden diese:

• unverzüglich gelöscht
• intern dokumentiert
• gemäß Art. 33 DSGVO bewertet

8. Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website

8.1 Server-Logfiles

Unser Hosting-Anbieter erhebt automatisch technische Daten, die Ihr Browser übermittelt:

• Browsertyp und Version
• Betriebssystem
• Referrer URL
• IP-Adresse
• Uhrzeit des Seitenaufrufs

Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8.2 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO).

8.3 Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es existiert kein Login-Bereich für Kunden.

8.4 Web-Fonts

Wir verwenden ausschließlich lokal eingebundene Schriftarten, sodass keine Verbindung zu Google-Servern hergestellt wird.

8.5 Analyse-Tools

Wir setzen keine Tracking- oder Analyse-Tools ein, die personenbezogene Daten an Dritte übermitteln. Sollte zukünftig ein Tool eingesetzt werden, erfolgt dies ausschließlich nach Einwilligung über ein Cookie-Banner.

9. Kommunikation per E-Mail

Wir weisen darauf hin, dass die Kommunikation per E-Mail technisch bedingt nicht vollständig sicher ist. Wenn Sie uns besondere personenbezogene Daten unverschlüsselt senden, gilt dies als Einverständnis in die unverschlüsselte Kommunikation. Dies umfasst auch Gesundheitsdaten oder Finanzdaten, sofern Sie diese selbst übermitteln.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten:

• für die Dauer der Zusammenarbeit
• gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• zur Abwehr möglicher zukünftiger Schadenersatzansprüche
• in revisionssicheren Backupsystemen (gesperrt, nicht gelöscht)

Daten aus Kontaktformularen werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt.

11. Rechtsnachfolge

Daten können an einen Rechtsnachfolger oder Erwerber des Mandantenbestandes übermittelt werden, damit dieser die gesetzlichen und vertraglichen Pflichten fortführen kann. Besondere personenbezogene Daten werden erst nach tatsächlicher Übernahme übermittelt.

12. Drittlandübermittlung

Sofern Daten über Cloud-Dienste verarbeitet werden, kann eine Übermittlung in Drittländer (z. B. USA) erfolgen. Dies geschieht ausschließlich auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln oder gleichwertiger Garantien.

13. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit folgende Rechte:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch
• Widerruf einer Einwilligung

14. Beschwerderecht

Sie können sich bei jeder Datenschutzaufsichtsbehörde in Deutschland beschweren. Zuständig für uns ist:

Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden

Die DSGVO erlaubt ausdrücklich die Beschwerde bei jeder Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl — unabhängig von Ihrem Wohnort oder unserem Unternehmenssitz.

15. Schlussbemerkung

Wir empfehlen, bei der Übermittlung besonders sensibler Daten den Postweg oder verschlüsselte Kommunikationswege zu nutzen. Wir stehen Ihnen jederzeit für Fragen zur Verfügung.